Privacybeleid

Inleiding

Dit privacy beleid legt uit hoe CIB Oost-Vlaanderen omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, natuurlijke personen en alle andere natuurlijke personen die met CIB Oost-Vlaanderen in contact staan (hierna ‘u’ genoemd).

Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.

CIB Oost-Vlaanderen hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. CIB Oost-Vlaanderen behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.
Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft CIB Oost-Vlaanderen evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.

Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van CIB Oost-Vlaanderen op dit gebied kent en begrijpt.
Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.

Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?​

CIB Oost-Vlaanderen is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Haar coördinaten zijn: CIB Oost-Vlaanderen vzw, Industriepark 3A – 9052 Zwijnaarde, KBO: BE0542818730, cib@cibovl.be, 09/220.22.05.

CIB Oost-Vlaanderen is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. CIB Oost-Vlaanderen bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.

CIB Oost-Vlaanderen kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens CIB Oost-Vlaanderen en volgens de instructies van CIB Oost-Vlaanderen te verwerken in overeenstemming met dit privacy beleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van CIB Oost-Vlaanderen’ genoemd).

Welke categorieën van persoonsgegevens verwerkt CIB Oost-Vlaanderen?

Hieronder wordt een niet-limitatief overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die CIB Oost-Vlaanderen kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de conventionele relatie met CIB Oost-Vlaanderen.

CIB Oost-Vlaanderen  verwerkt o.a. volgende types van persoonsgegevens:

- persoonlijke identificatiegegevens (o.a. naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres,…);
- identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid (o.a. identiteitskaartnummer); 
- rijksregisternummer;
- elektronische identificatiegegevens;
- financiële identificatiegegevens (o.a. bankrekeningnummer);
- social media accounts.

Deze persoonsgegevens zijn afkomstig van o.a.:

- leden (vastgoedmakelaars, syndici, rentmeesters,…);
- medewerkers / werknemers; - aanverwante beroepen (notarissen, advocaten, experten, landmeters, bouwpromotoren,…).

Deze persoonsgegevens worden door CIB Oost-Vlaanderen o.a. verwerkt:

- opdat CIB Oost-Vlaanderen de lidmaatschapsovereenkomst welke de leden hebben afgesloten op een correcte manier kan uitvoeren;
- zodat er ledenvergaderingen kunnen worden georganiseerd en er uitnodigingen hiertoe kunnen worden verstuurd;
- om opleidingen en evenementen te kunnen organiseren;
- om u passende dienstverlening te kunnen aanbieden alsook uw belangen te behartigen op diverse niveaus;
- om raden van bestuur te organiseren, alsook verkiezingen, enquêtes, polls, onderzoeken,…
- om u nuttige informatie te kunnen verschaffen.
- om een ledenboek met uw gegevens samen te stellen en te verspreiden onder de leden, partners en deze die er naar vragen, en deze ledenlijst op de website te publiceren.

CIB Oost-Vlaanderen verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.

Voor welke doeleinden verwerkt CIB Oost-Vlaanderen uw persoonsgegevens?

CIB Oost-Vlaanderen verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. CIB Oost-Vlaanderen zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.

CIB Oost-Vlaanderen verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:

- Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op CIB Oost-Vlaanderen rusten.
- Om een overeenkomst met u uit te voeren (bijvoorbeeld een lidmaatschapsovereenkomst) of om op uw verzoek vóór de sluiting van deze overeenkomst bepaalde maatregelen te nemen.
- Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van CIB Oost-Vlaanderen, waarbij  deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden wordt afgewogen.
- In specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.

Wettelijke verplichtingen:

CIB Oost-Vlaanderen dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat CIB Oost-Vlaanderen moet samenwerken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.

Contractuele relaties

Alvorens contracten/overeenkomsten te sluiten dient CIB Oost-Vlaanderen soms bepaalde gegevens te verkrijgen en verwerken, met name om onder andere:

- Te reageren op uw verzoek;
- U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract of de overeenkomst;
- De lidmaatschapsovereenkomst die u met CIB Oost-Vlaanderen bent aangegaan correct uit te voeren.

In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient CIB Oost-Vlaanderen een aantal gegeven te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.

In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen CIB Oost-Vlaanderen worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.

Meer bepaald verwerkt CIB Oost-Vlaanderen uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:

- Beheer van lopende contracten/ bestelde diensten.
- Centraal management en algemeen beeld van de klanten/ leden.

CIB Oost-Vlaanderen kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van overeenkomsten.  

Gerechtvaardige belangen

CIB Oost-Vlaanderen verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft CIB Oost-Vlaanderen ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

- Het personaliseren van de diensten van CIB Oost-Vlaanderen;
- De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:

  • Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulatie en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes.
  • Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van CIB Oost-Vlaanderen, op basis van enquêtes bij klanten van CIB Oost-Vlaanderen, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (Twitter, facebook) gekoppeld aan CIB Oost-Vlaanderen.

- Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij wordt gebruik gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de betrokkenen.
- Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren. Meer informatie over de werking van cookies en de mogelijkheden om het gebruik van cookies te beperken en ze te verwijderen, vindt u in ons Cookies Beleid.
- Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven).
- De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van CIB Oost-Vlaanderen of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.

Toestemming bewerken en verzenden van elektronische reclame

CIB Oost-Vlaanderen kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient CIB Oost-Vlaanderen eerst uw specifieke toestemming te vragen.

Door dit privacy beleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.

Delen van persoonsgegevens

CIB Oost-Vlaanderen behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.

CIB Oost-Vlaanderen kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die CIB Oost-Vlaanderen bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.

In sommige gevallen is CIB Oost-Vlaanderen bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:

- Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken.
- Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek. CIB Oost-Vlaanderen draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met :

  • Het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties.
  • Het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders.
  • Het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten.
  • De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie.

CIB Oost-Vlaanderen dient uw gegevens ook over te maken aan online en sociale netwerkproviders, die CIB Oost-Vlaanderen gebruikt voor het aanbieden van reclamediensten.

Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt CIB Oost-Vlaanderen ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. CIB Oost-Vlaanderen zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van CIB Oost-Vlaanderen en zijn gegevensbeschermingsbeleid.

CIB Oost-Vlaanderen bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.

Bewaren van persoonsgegevens

CIB Oost-Vlaanderen zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld. Uw gegevens i.vm. uw lidmaatschap worden doorgaans gedurende één jaar bewaard. Deze gegevens worden aangepast en geactualiseerd, afhankelijk van het al dan niet hernieuwen van het lidmaatschap. Dit doet geen afbreuk aan de wettelijk bepaalde bewaartermijnen.

Beveiliging van persoonsgegevens

CIB Oost-Vlaanderen hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

CIB Oost-Vlaanderen neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van CIB Oost-Vlaanderen gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal CIB Oost-Vlaanderen onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal CIB Oost-Vlaanderen u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens

A. Recht van inzage​, verbetering, beperking, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar

Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:

- Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij CIB OOST-VLAANDEREN. Dit betekent dat u CIB OOST-VLAANDEREN kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt en aan wie zij worden meegedeeld.

- Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
- Een recht op beperking indien u b.v. de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die CIB OOST-VLAANDEREN toelaat om dit te controleren
- Een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Wanneer uw overeenkomst met CIB OOSTVLAANDEREN een einde genomen heeft, kan u CIB OOST-VLAANDEREN vragen om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door CIB OOST-VLAANDEREN op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij CIB OOST-VLAANDEREN een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van CIB OOST-VLAANDEREN (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). CIB OOST-VLAANDEREN kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
- Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan CIB OOST-VLAANDEREN heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u CIB OOST-VLAANDEREN vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor CIB OOST-VLAANDEREN.
- U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.C. In het geval van IV.C. kan CIB OOST-VLAANDEREN evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen,rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering. U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar CIB Oost-Vlaanderen, Industriepark 3A – 9052 Zwijnaarde of per e-mail naar cib@cibovl.be.

B. Recht van verzet tegen het verzenden van elektronische reclame

In het luik 'Delen van persoonsgegevens' werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame.

U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:

- Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar cib@cibovl.be.
- Door het versturen van een brief per post met een kopie van uw identiteitskaart naar CIB Oost-Vlaanderen, Industriepark 3A – 9052 Zwijnaarde.
- Door op de link “uitschrijven” (“unsubscribe”) te klikken onderaan een e-mail of elektronische nieuwsbrief die door CIB Oost-Vlaanderen is verzonden
- Door een verzoek te richten via de contactpagina op onze website.

De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel CIB Oost-Vlaanderen niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.

C. Recht om een klacht in te dienen

Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:

  • Per post : CIB Oost-Vlaanderen, Industriepark 3A – 9052 Zwijnaarde.
  • Per e-mail : cib@cibovl.be
  • Telefonisch : 09/220.22.05

U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.